Fatturazione clienti e incassi
Una fattura comincia dal lavoro. Non finisce quando la emetti.
Quando arriva il momento di fatturare Rossi SA, una parte della storia esiste già.
Conosci il cliente. Sai quale lavoro hai svolto. Potresti avere attività completate, tempo registrato o prestazioni che utilizzi abitualmente.
Eppure, spesso, preparare una fattura significa tornare a raccogliere informazioni sparse e ricominciare da un documento vuoto.
Matassa può lasciare che ciò che conosce già accompagni la preparazione della bozza. Dopo il controllo e l’emissione, lo stesso filo può continuare verso l’incasso e il conto sul quale il denaro è arrivato.
La fatturazione non è un documento isolato alla fine del lavoro. È uno dei suoi passaggi.
- 01ChiRossi SA
- 02Che cosaLavoro svolto
- 03Da controllareBozza
- 04La sogliaFattura emessa
- 05Ciò che segueIncasso e conto
Ciò che esiste prima della fattura
Una fattura non dovrebbe ricominciare da zero.
Rossi SA non nasce nel momento in cui devi fatturarla.
È già un contatto con un nome, un indirizzo e persone di riferimento. Quando diventa cliente della tua attività, a quel rapporto si aggiungono le informazioni commerciali utili alla fatturazione.
Preparare la fattura non dovrebbe far tornare Rossi SA a essere soltanto un nome da ricopiare.
Come una persona diventa cliente senza essere ricreataAnche una parte del lavoro può essere già conosciuta. Un professionista può aver completato attività fatturabili e registrato il tempo. Un’altra attività può utilizzare spesso la stessa consulenza, trasferta o prestazione.
Queste informazioni non decidono automaticamente che cosa debba essere fatturato. Possono però offrire un punto di partenza per la bozza.
Ciò che Matassa conosce già può accompagnare il passaggio successivo.
adattabile al lavoro concreto
Partire da ciò che fai spesso senza essere costretto a fatturarlo sempre nello stesso modo.
Una prestazione abituale può avere un nome, una descrizione e un prezzo di riferimento.
Quando viene inserita nella bozza, diventa però una posizione di quella fattura concreta. Puoi adattarla al lavoro realmente svolto senza cambiare il punto di partenza per tutti gli utilizzi futuri.
Il catalogo aiuta a non riscrivere ogni volta le stesse cose. Non trasforma il tuo lavoro in un elenco rigido.
Il momento in cui il documento cambia
Finché è una bozza puoi correggerla. Quando la emetti, diventa storia.
Nella bozza puoi ancora verificare il cliente, adattare le prestazioni, correggere quantità e importi e controllare come verrà presentato il lavoro.
Prima dell’emissione puoi vedere ciò che vedrà il cliente.
L’anteprima non è soltanto un PDF provvisorio. È il momento nel quale controllare che il documento racconti correttamente chi stai fatturando, che cosa hai fatto e quali condizioni stai comunicando.
Se qualcosa non è corretto, torni alla bozza e lo sistemi.
Quando la fattura è pronta, l’emissione segna un confine. Da quel momento riceve il proprio numero definitivo, il PDF realmente emesso viene archiviato e nasce una fattura aperta da seguire fino all’incasso.
Il documento non è più una preparazione modificabile. È entrato nella storia del rapporto con il cliente.
Prima controlli. Poi emetti.
Bozza
- Modificabile
- Controllabile
- Correggibile
- Anteprima
Il documento entra nella storia.
Fattura emessa
- Numero definitivo
- PDF storico
- Credito da seguire
- Non riscrivibile
Correggere senza riscrivere
Una fattura emessa non si riscrive. Si corregge lasciando traccia.
Dopo l’emissione, la fattura conserva il cliente, l’indirizzo, le posizioni e gli importi utilizzati in quel momento.
Se domani cambia l’indirizzo di Rossi SA o viene aggiornata una prestazione abituale, le nuove informazioni potranno essere utilizzate per il lavoro futuro. Non riscriveranno però la fattura già emessa.
Il contatto racconta la situazione di oggi. La fattura conserva ciò che valeva allora.
Se una fattura deve essere rettificata, la correzione viene documentata. Può essere collegata una nota di credito. Quando le condizioni lo consentono, una fattura completamente errata può essere stornata.
In entrambi i casi l’originale continua a esistere nello storico insieme a ciò che ne registra la correzione.
Matassa non decide quale procedura amministrativa o fiscale sia corretta per ogni situazione. Mantiene disponibili i processi previsti e lascia visibile il rapporto fra documento originale e correzione.
La correzione non cancella la storia. La completa.
Come un documento conserva il proprio contestorimane nello storico
Storico comprensibile
originale e correzione rimangono collegati
Dopo l’emissione
Dopo l’emissione, il filo continua verso l’incasso.
Emettere una fattura non conclude necessariamente il lavoro amministrativo.
Da quel momento esiste un importo da seguire. Il cliente può pagarlo tutto insieme oppure in più volte.
Quando un incasso viene registrato sulla fattura, Matassa mantiene visibile quanto è già arrivato e quanto rimane ancora aperto.
L’incasso non diventa un movimento isolato, separato dalla ragione per cui il denaro è entrato. Rimane collegato alla fattura e al cliente che lo ha generato.
Quando viene indicato il conto sul quale il pagamento è arrivato, il filo può proseguire anche nel relativo movimento finanziario.
Quando il cliente paga, il filo continua dalla fattura al conto.
Come un incasso continua nel movimento del conto- 01Fattura emessaCHF 1’000
- 02Incasso registratoCHF 600
- 03Ancora apertiCHF 400
- 04Il filo prosegueConto
Dal lavoro al denaro
Un solo filo. Momenti che restano distinti.
Il cliente esiste prima della fattura. Il lavoro viene svolto prima di essere trasformato in una posizione. La bozza viene controllata prima dell’emissione.
La fattura emessa rimane distinta dalla sua preparazione. L’incasso rimane distinto dal documento che lo ha richiesto. Una correzione rimane distinta dall’originale che corregge.
Matassa tiene insieme questi momenti proprio perché non li trasforma in una sola informazione indistinta.
Ciò che hai già fatto può accompagnare il passaggio successivo. Ciò che è già successo non deve essere riscritto.
Tieni insieme i fili del tuo lavoro. Senza confonderli.
Una conversazione, per cominciare
Quando devi emettere una fattura, da dove ricominci?
Forse recuperi il cliente dalla rubrica, cerchi il lavoro svolto nelle attività o nel calendario e riprendi una vecchia fattura per ricordare come avevi descritto la prestazione.
Poi, dopo l’emissione, controlli altrove se il pagamento è arrivato e quanto rimane ancora aperto.
Non partiamo dal modello di fattura. Partiamo dal lavoro che deve diventare fatturabile.
Non partiamo dal software. Partiamo da come lavori.
Oppure scrivimi a fabio@matassa.ch
